On se concentre toujours en premier sur ce qui peut être rayé le plus rapidement de notre to-do list. Vous savez, ce sentiment tellement agréable de case cochée, de ligne rayée… rien que de l'écrire, on en a des frissons ! L'espace d'un instant, on se sent hyper au contrôle et on se dit qu'à ce rythme-là, pour une fois, on finira à l'heure en fin de journée.
Mais gare au cercle vicieux... C'est là qu'on met le doigt dedans. On en vient à ne faire que des micros tâches qui vont vite, qui sont généralement urgente, mais qui ne taclent pas les sujets de fond. Et pourtant, c'est bien là que réside le secret pour atteindre ses objectifs.
Déterminer la cause de la surcharge de travail
Même si on est nombreux à avoir l'impression de trop travailler sans pour autant réussir à faire tout ce qu'on veut, la cause n'est pas la même pour tous.
Ici, on va surtout se concentrer sur la question de l'organisation. Un paquet de travailleurs sont en fait mal organisés et ça les met dans la panade pour dire les choses clairement. Quelques petites questions pour poser notre diagnostic :
- vous ouvrez votre boîte mail toutes les 8 minutes, au cas où ?
- vous ne planifiez aucune session de réflexion sur des sujets larges, des gros projets ou des dossiers de fond ?
- vous passez d'un sujet à un autre au cours de la journée, l'objectif étant de ne jamais rester plus de 15 min sur le même ?
- vous n'avez pas de to do, ou alors c'est une suite sans fin et sans logique de choses à faire (dont "cleaner boîte mail", "faire rapport annuel" et "demander nouvelle lampe").
C'est formel, vous êtes atteint du mal de l'orga en vrac. Mais bonne nouvelle, ça se soigne
Voici nos 3 conseils pour retrouver le chemin de l'efficacité !
Revoir la priorité de ses tâches
Généralement, on préfère souvent les tâches urgentes aux tâches importantes parce qu’on confond les deux termes :
- Une tâche urgente doit être traitée immédiatement, elle se fait souvent dans l’empressement et de manière réactive, avec une vision court-termiste.
- Une tâche importante se fait de manière plus réfléchie et nous aide à accomplir nos objectifs à long terme.
Ces deux termes ne sont pas pour autant antinomiques : une tâche importante peut également être urgente. Le problème, c'est qu'on a tous tendance à estimer que lorsqu'une tâche n'est pas urgente, c'est qu'elle n'est pas importante. Du coup, on travaille constamment de manière réactive et nos objectifs à long terme sont mis de côté alors qu’ils devraient être l’une de nos plus grandes priorités.
Un bon outil qui peut vous aider à prioriser et à savoir par où commencer est la matrice d’Eisenhower. C’est un outil inventé par le 34ᵉ président des États-Unis (rien que ça !), célèbre pour sa productivité lors de ses deux mandats consécutifs. Il organisait ses tâches en fonction de leur importance et de leur urgence pour prendre les bonnes décisions au bon moment.
À noter que les tâches qui peuvent être déléguées peuvent par ailleurs être automatisées. Envoyer un mail de confirmation, saisir des données…, Les exemples sont nombreux, mais l'automatisation contribue largement à la réduction de la charge de travail.
Mieux gérer ses tâches urgentes et importantes
Une étude a été menée au sein de Maritz, une société américaine de services de marketing et de recherche sur l'expérience client. Ils ont demandé à un groupe test de bloquer chaque jour 2h de leur programme pour effectuer des tâches importantes mais non urgentes, et ce, pendant 6 semaines. Les résultats se sont montrés positifs :
- 14% des employés se sentaient plus efficaces avec leur temps
- 9% étaient moins accablés par la charge de travail
- 84% ont recommandé que la méthode soit utilisée dans l'ensemble de l'organisation
Cela démontre bien que ces tâches qu'on a tendance à laisser couler au fond de sa to do nous veulent du bien !
Alors, prenez le taureau par les cornes ! Prévoyez des sessions de deep work comme on les appelle dans le jargon. Vous êtes libres de les mettre au meilleur moment pour vous, c'est l'avantage quand on n'est pas dans l'urgence.
La charge mentale, meilleure amie de la surcharge de travail
Une fois que vous avez votre matrice d’Eisenhower sous les yeux, que vous avez vos sessions de travail, il vous reste un ennemi à abattre : la charge mentale.
Elle vient de 2 facteurs principaux :
- le multi-tasking : c'est le fait de faire plusieurs choses à la fois. Et là, navrés de vous l’annoncer mais réaliser plusieurs tâches réfléchies "en même temps" est biologiquement impossible. Bien que vous ayez l'impression d'y arriver, vous abaissez en réalité votre performance globale de 20 à 50%, rallongez le temps de réalisation de 30% à 200%, démultipliez le nombre d'erreurs et enfin, provoquez un épuisement mental intense et durable.
- le stockage simultané de trop d'informations dans votre mémoire de travail : en voulant tout garder en tête, vous saturez votre cerveau. Il a donc beaucoup d'espace disponible pour réfléchir efficacement. Ça génère du stress, et ça, personne n'en veut davantage.
La solution, c'est d'avoir une to do efficace. Attention, les gens croient à tort qu'il s'agit simplement de noter tout ce que vous avez à faire dans une longue liste et de les cocher un par un mais pour être réellement productif, quelques règles à respecter vous seront utiles.
Comment faire une bonne to do ?
1. Choisissez un bon outil
Les outils disponibles aujourd'hui sont innombrables. Gratuit ou payant, simple saisie de texte ou sur fond de base de données… À peu près tout est possible. Prenez le temps d'en essayer plusieurs pour choisir le bon, pour avoir un match ! En ce qui nous concerne, on recommande les yeux fermés Notion. Il a l'avantage de regrouper vos tâches, vos ressources et votre gestion de projet au même endroit.
2. Décomposez
Des tâches telles que "écrire un rapport" sont beaucoup trop vagues et trop intimidants, au point qu’on ne sait pas par où commencer. C'est le genre de truc que vous écrivez un jour pour plus tard, et quand vient le moment de le reprendre... l'angoisse. Ça ne vous rappelle rien, vous avez l'impression que ça va vous prendre 3 jours (et donc vous priver du plaisir de cocher la case aujourd'hui...), que ça suppose une énergie mentale débordante...
Une façon de réduire le facteur "peur" et de rendre les objectifs plus faciles à atteindre est de diviser les projets en tâches plus petites. Au lieu de "écrire un rapport", essayez quelque chose de plus spécifique, comme faire le plan, remplir la trame, rédiger l'introduction, faire la mise en forme…
3. Soyez précis
Toutes les tâches à faire devraient avoir ces qualités en commun : elles peuvent être terminées en une seule séance et ce sont des tâches que seul vous pouvez accomplir. Pour chaque tâche de la liste, incluez autant d'information que possible pour qu'il n'y ait littéralement aucune excuse pour ne pas faire le travail. Par exemple, si la tâche consiste à appeler quelqu'un, inscrivez son numéro de téléphone sur la liste pour ne pas perdre de temps à le chercher plus tard.
Votre liste de tâche est la suivante :
- Compléter votre matrice d’Eisenhower
- Sélectionner des périodes pendant la semaine pour vous concentrer uniquement sur vos tâches importantes mais pas urgentes
- Jeter un œil à Notion
- Rédiger votre to-do list de la journée et/ou de la semaine
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