Construire son modèle de données : quelles sont les étapes clés ?

Mais au fait ? Qu'est-ce qu'un modèle de données ? C’est tout simplement la représentation graphique, visuelle de vos données. Quels sont les grands ensembles ? Comment ils s’agencent entre eux ?

Alors si vous utilisez Notion, Airtable ou même un Drive, demandez-vous si vous avez bien pris le temps de concevoir ce modèle. Et si ce n’est pas le cas, suivez le guide, il est encore temps !
Les bases de données sont puissantes si elles sont bien utilisées

1re étape : décortiquez votre donnée

La première grande étape consiste à dresser le portrait de votre donnée. Pour cela, faites le tour de votre donnée. Notez différentes informations pour ces éléments :

• Quelle est leur typologie ? S’agit-il de chiffres, de documents, de personnes ?
• Quelles sont les propriétés principales de vos données ? Est-ce que ces propriétés composent à leur tour des données ?
• Est-ce que ce sont des données brutes ou des données générées (issue de calculs par exemple) ?
• Est-ce une donnée qui est définitive ou qui doit être maintenue à jour ?

Faire ce tour d’horizon va vous permettre de former de grands ensembles. Vous allez par exemple retrouver des tâches, des réunions, des contacts, des objectifs, des kpi’s, …

Prêtez attention au niveau de granularité que vous appliquez.

Par exemple, est-il utile de séparer les brainstormings des réunions hebdomadaires au sein des réunions ? De même, faut-il séparer vos interlocuteurs en personnes physiques d’un côté et entreprises de l’autre ?

Traitez-vous les deux de manière séparée dans vos process et/ou vos échanges ? Est-ce un point important de votre organisation ? Si les 2 étaient mélangés, cela porterait-il à confusion ou s’agit-il d’une nuance sans importance ?

2e étape : établissez les liens entre vos données

Maintenant que vous avez votre liste de données, vos grandes enveloppes, il faut matérialiser les liens entre elles. Le plus simple reste encore de le dessiner sur papier ou sur un Miro.

Les liens sont de différentes natures :

• Quelles données sont interdépendantes ? Par exemple, les kpi’s dépendent d’un projet, les projets contiennent des tâches pour différentes personnes. Concrètement, cela revient à tracer des flèches, des traits ou autre entre vos différentes enveloppes.
• Le lien est-il à sens unique ? Vos données s’enchaînent-elles dans un ordre précis, y a-t-il une hiérarchie ? Par exemple, les données issues de calculs viennent nécessairement après les données sources. Si vous calculez le montant de TVA d’un produit, le résultat est forcément dépendant du taux de TVA et du prix de l’article.

À cette étape, vous devez vous demander ce qui relève du modèle de données et ce qui est en fait une mise en forme de la donnée. Vos données sont à stocker dans des bases de données. En revanche pour les utiliser au quotidien, vous allez construire des tableaux de bord (ou dashboards) Ils ont pour but de vous présenter la donnée selon un contexte particulier, pour que la donnée prenne sens.

Par exemple, prenons le cas de la production de contenu pour votre stratégie marketing. Vous aurez des données concernant les contenus que vous produisez (type de contenu, date, statut de production, auteur, etc). Un exemple de dashboard sera votre suivi de production. Vous n’intégrerez que les contenus à produire (et non ceux déjà publiés), avec les informations dont vous avez besoin pour faire avancer cette production (priorité, date de publication, etc). Un autre dashboard sera le suivi des statistiques. Il s’agira ici uniquement des contenus publiés, avec les propriétés liées aux résultats. Pour autant, tous ces contenus appartiennent bien à la même base de données

3e étape : concevez l’architecture

À ce stade, on n’a toujours pas ouvert notre outil de gestion de données !

Toujours par le biais de la représentation graphique, nous allons concevoir l’architecture. On continue avec notre schéma (qu’il soit sur une feuille ou sur un Miro).

Il s’agit maintenant de concevoir le squelette de votre organisation. Ne lésinez pas sur les formes et les couleurs si cela vous aide. Par exemple, les données peuvent être des rectangles. Vous pouvez indiquer les propriétés brutes en bleu et les propriétés générées et/ou calculées en rouge. Les relations à sens unique peuvent être en trait plein et les relations à double sens en trait doubles, … Faites ce qui est clair pour vous !

Si vos 2 étapes précédentes ont été bien réalisées, vous connaissez bien votre donnée. Cela doit donc se faire rapidement. Vous avez réfléchi aux situations et vous avez le recul nécessaire pour matérialiser tout cela.

Vient alors le moment d’ouvrir (enfin) Airtable, Notion ou l’outil de votre choix. Vous n’avez plus qu’à créer vos bases de données sources et consolider les tableaux de bord dont vous avez besoin. Si vous maîtrisez déjà votre outil de gestion de la donnée, c’est très rapide, vous allez le faire presque “sans réfléchir”.

Petit tips : si vos tableaux de bord sont bien conçus, vous aurez très rarement besoin d’aller dans vos bases sources.

4e étape : intégrez votre donnée

C’est la touche finale ! Ça y est, votre architecture est prête, il n’y a plus qu’à la remplir. Chacune de vos données doit trouver sa place de manière évidente dans votre nouvelle structure. Si ce n’est pas le cas, aïe. Mais pas de panique !

Demandez-vous pourquoi vous ne trouvez pas de place à cette donnée.

• Est-elle toujours utile ?
• Est-elle un cas isolé ?
• Quelle modification pouvez-vous apporter à votre structure pour l’intégrer de façon fluide et facile (sans tout refaire en fait…).

Et voilà ! Vous avez une donnée organisée, prête à être utilisée efficacement pour servir vos objectifs !

‍

En conclusion, on voudrait insister sur l’importance de procéder avec méthode (la nôtre ou une autre).

Pourquoi procéder comme ça :

1. Ça rend votre structure scalable. Comme chaque chose est à sa place et rangée de manière logique, il est beaucoup plus simple de réorganiser et de déplacer si besoin. Quand votre organisation va grandir, les données vont se multiplier. N’attendez pas d’être débordé pour ranger !
2. Avoir une structure claire, c'est la rendre lisible par tous. On a tous une façon différente de penser et d’organiser nos idées. Si on définit une organisation, on crée un consensus. Chacun peut se reposer sur cette structure actée. Et donc chacun range les choses au bon endroit, celui qui a été défini pour le collectif.
3. On ne perd du temps à chercher des infos. Ce sont plusieurs heures qui sont perdues chaque semaine par les collaborateurs à chercher des informations pour travailler. De la même façon que chacun sait où ranger les choses, il sait où les retrouver. Il va ainsi directement au bon endroit.
4. Dernier point et pas des moindres, une donnée organisée est une donnée exploitable. C’est parce que votre donnée est uniforme que vous pouvez la traiter de la bonne manière. Les déductions que vous pouvez en faire, la manière dont vous allez la présenter, les points de diffusion… Tout ça est bien plus évident quand la donnée est au bon endroit et contextualisée.

‍

Alors, votre modèle de données, comment est-il ?

Si vous vous sentez dépassé, n’hésitez pas à faire appel à des experts. Comme Airmasters par exemple 😉

‍