Masterclass - Gérer facilement ses contacts avec Folk

Folk c’est quoi ? On peut le caractériser comme un contact manager ou un light CRM.

L’outil intervient pour résoudre une problématique courante de la plupart des entrepreneurs et des dirigeants : gérer ses contacts.

La promesse est claire : gérer ses contacts aussi simplement que dans un tableur mais avec la puissance d’un CRM.

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On vous propose d’aborder plusieurs points : une mise en contexte avec un use case, la différence avec les CRM classiques, le fonctionnement de Folk, la vision et bien sûr les questions posées durant la masterclass !

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1. Pourquoi utiliser Folk ?

Prenons un cas très concret, dans lequel on veut mobiliser son réseau, ses contacts, comme par exemple trouver des investisseurs.

Si on a tendance à dire “Network is your net worth”, encore faut il pouvoir le mobiliser pour capitaliser dessus.

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Le process peut sembler basique. Il s’agit de capitaliser sur son réseau qui est un atout indiscutable pour certains professionnels et entreprises. Pourtant, il y a 4 difficultés majeures qu’on rencontre en voulant faire ça.

• créer une liste exhaustive : vous cherchez à lister vos investisseurs actuels, des alumnis, des partenaires, … mais ils sont éparpillés dans vos mails, sur Twitter, sur Linkedin, dans des fichiers en tout genre
• la maintenir à jour : quand bien même vous auriez eu le nez creux et vous auriez constitué cette lise, encore faut il vérifier que les informations sont toujours bonnes
• contacter à la main : c’est sûrement la partie la plus lourde et la plus pénible. Vous contacter chaque personne une par une, à la main, avec potentiellement des erreurs (du style la personnalisation qui rate…). Ça vous prend un temps fou et c’est abrutissant.
• suivre ce process : une fois que vous avez contacté tout le monde, il fut suivre les échanges. Déterminer qui et quand relancer, quel échange a donné quelque chose, peut-être des gens à remercier, …

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Ces difficultés sont encore plus tangibles dès lors qu’on veut le faire en équipe. Chacun a ses outils, ses contacts, sa façon de faire… Autant dire que pour tout mutualiser, c’est pas gagné…

Et Folk vient comme un outil unique pour centraliser tout ça !

Mais vous vous dîtes peut-être qu’un CRM peut être “détourné” pour faire ça.

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2. Pourquoi ne pas utiliser un CRM ?

Le marché du CRM est très bien établi. Certains se sont taillés la part du lion, on pense à Salesforce, incontournable aujourd’hui. Ces outils sont utilisés par toutes les entreprises, surtout les grosses.

Gérer la relation client, c’est très large. À force, le CRM est devenu une notion un peu fourre tout. C’est un outil qui permet de gérer des relations avec des contacts en fonction du workflow de vente.

Sauf qu’on a des relations avec plusieurs typologies de personnes et pas uniquement des clients.

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Folk soulève donc 3 problématiques par rapport au fait d’utiliser des CRM pour gérer ses contacts :

• Ce sont des outils qui ont 15-20 ans. Ils ne répondent plus aux bonnes pratiques UX qui ont été remises au jour par des outils comme Notion ou Airtable. Il n’y a pas de fonctionnalités de customisation. Aujourd’hui, il faut prévoir une équipe dédiée, un budget conséquent et plusieurs mois d’implémentation pour avoir un outil comme Salesforce parfaitement en place Ce sont des grosses machines très lourdes alors qu’on attend des approches plus NoCode (au sens des avantages de ces solutions).
• Les CRM sont conçus pour des flux de vente, l’objet de base c’est la transaction et non la relation. Une relation n’a pas de début et de fin, elles sont très diverses, on ne cherche pas forcément à vendre. Folk offre ce champ des possibles.
• Enfin, le CRM est conçu pour être adopté à l’échelle de l’organisation, il est fait pour monitorer des équipes de vente. Dans Folk, chacun décide ce qu’il veut partager de ses contacts et de ses échanges avec le reste de son équipe.

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De Customer Relationship Management, on passe à Contact Relationship Management.

Une relation n’est pas qu’un client. Elle peut être un investisseur, un journaliste, un prospect, un candidat, un fournisseur…

Gérer ses relations, c’est les contacter de la bonne manière au bon moment. Avec le bon outil, on peut créer et maintenir des interactions, en interagissant de la bonne façon. Et pour ça, Folk propose différentes fonctionnalités

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3. Comment fonctionne Folk ?

Comme un Notion ou un Airtable, Folk vous propose de créer un workspace. C’est un espace de travail où se regroupe l’équipe, autour d’un base de données (les lignes sont des contacts et les colonnes des propriétés). A noter qu’on regroupe sous la notion de contact des People et des Companies.

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A. Créer des listes par thématiques : on catégorise par typologie de contacts

Pour chaque liste, vous disposez de paramètres de partage. Vous définissez quelle personne du workspace qui peut avoir accès à quelle liste. Cette liste peut être complétée avec tous les champs qu’on souhaite (date, commentaire, tag, date, relation, …).

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Chaque contact est une carte, une page en soi. Vous y retrouvez les propriétés et des champs calculés. Chaque carte regroupe également 3 rubriques : les échanges partagés, des commentaires collaboratifs (comme dans Front), ainsi que des reminders (dont vous pouvez déterminer la date, le responsable et la fréquence, …).

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Comme dans d’autres outils, vous retrouvez des vues différentes avec des filtres, pour construire les interfaces dont vous avez besoin. Il y a également les templates. Différents champs et intégrations vous sont recommandés en fonction des use cases.

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Pour créer votre liste, Folk propose 4 options différentes :

• parmi vos contacts précédemment importés dans Folk. A noter que Folk peut être connecté directement à votre suite Google (Contact, Calendar, Gmail). Toute interaction est alors uploadée dans Folk, enrichie, dédupliquée et rendue cherchable.
• par import de fichier
• par intégration depuis un autre outil via Zapier (Typeforme, Calendly, …)
• via l’extension Chrome qui récupère les datas disponibles sur la source (LinkedIn, Twitter, Zoom, Instagram, …)

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B. Utiliser ces listes pour envoyer des messages customisés au bon moment

Une fois la liste créée, vous pouvez la faire entrer dans un flux de messagerie intégré nativement.

Vous allez alors pouvoir générer des emails ultra personnalisés en utilisant les propriétés de la base de données. Si les mails sont générés en masse automatiquement, chaque version du mail est accessible. Vous pouvez ainsi personnaliser à la main pour chacun selon vos souhaits.

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Côté destinataire, c’est comme si c’était envoyé depuis votre boîte Gmail. C’est le même niveau de personnalisation qu’un mail que vous auriez écrit à main. Côté expéditeur, c’est la puissance d’un Mailchimp. Les tags de personnalisation sont admirablement bien gérés et infinis.

Aujourd’hui, le flux de messagerie se concentre sur l’email mais à terme, on envisage d’autres canaux (comme le sms).

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C. Suivre le process en équipe

Une fois vos messages envoyés, la vue pipeline vous permet de suivre la progression de chaque contact dans le process.

En résumé, Folk vous permet de créer un réseau commun au sein de l’entreprise en agrégeant le réseau de chacun, pour pouvoir le maîtriser et l’activer tous ensemble dans le même outil. Puissant non ?

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4. Quelle est la vision de Folk ?

Folk est disponible depuis 4 mois pour le grand public. C’est très récent. Mais si on regarde à moyen terme, la vision est très claire.

La façon de gérer ses relations professionnelles est une énorme source d’opportunités. Après tout, “Business is a relationship game”. Les événements majeurs de la vie d’une entreprise sont liés à des relations.

Pourtant, c’est aujourd’hui très dur de le faire de façon centralisée. Tout est segmenté, fragmenté entre les personnes et les outils.

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En parallèle, il faut de la personnalisation, donner un sentiment d’unicité à chacun. C’est très dur à faire sur des centaines de relations avec lesquelles interagir.

Folk a pour ambition de ramener l’humain au centre des échanges, grâce à la technologie. Cela permet de mobiliser de la data, d’avoir de la flexibilité et du contexte. En somme, on pourra bientôt traiter des centaines de relations comme si chacune était unique.

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5. Questions clés

Les participants à la masterclass ont posé de nombreuses questions dont voici un retour quasi exhaustif.

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Les intégrations : comment Folk se connecte à d’autres outils ?

Intégration Make : aujourd’hui Folk n’est pas compatible avec Make, mais avec Zapier, uniquement sur la base d’action (créer ou mettre à jour des contacts). L’intégration fait partie de la roadmap de l’équipe, qui espère pouvoir livrer cela en Q1 2023 avec toutes les actions et les triggers disponibles dans Make.

Intégration de WA : l’intégration avec What’s app est également en cours de préparation. A noter que contrairement aux autres CRM où tout est partagé, chacun choisira ce qu’il partage. Chaque conversion pourra être ou non partagée à un ou plusieurs groupes.

Intégration Slack : c’est aujourd’hui possible via Zapier.

Intégration LinkedIn messages : il reste des contraintes avec l’API LinkedIn mais un développement est bien prévu?

Quelle ouverture pour l’API ? Le sujet est débattu en interne. C’est effectivement courant pour les outils NoCode et ce serait possible techniquement dès aujourd’hui. A ce stade, le sujet n’a pas été tranché, car cela suppose de laisser la main à chacun pour faire ce qu’il veut de l’outil.

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Quelles sont les fonctionnalités détaillées de Folk ?

• Les emails sont envoyés via Sendgrid, avec l’authentification de l’expéditeur, pour garantir la délivrabilité des mails
• A ce jour, les mails sont uniquement composés de texte, mais prochainement des images et des pièces jointes pourront être ajoutées. Il est revanche possible d’inclure des liens.
• Des templates d’emails sont disponibles pour amorcer la rédaction. Ils sont rédigés par des gens qui ont éprouvés ces mails.
• Folk n’a pas vocation a être utilisé pour envoyer des newsletters. Aujourd’hui, on peut envoyer 300 messages en simultané seulement. En revanche, on peut tout à fait enrichir son Folk avec les contacts qui s’inscrivent à la newsletter (via Zapier).
• Aucune limite d’import de contacts ! Même avec des milliers de contacts, ça tourne !

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Quelle est la roadmap d’ici fin 2022 ?

• On note la sortie des templates très récemment. Ils font partie intégrante de l’expérience utilisateurs dans les outils NoCode ultras customisables. Ils permettent de gagner du temps dans la construction et de bénéficier de best practices. Ils ont été développés par Folk ou par des utilisateurs (comme dans Notion). Ce sont des templates de forme mais aussi de fond. Il existe en effet des listes de contacts toutes faites : des contacts qualifiés, choisis par des personnes légitimes.
• On attend avec impatience une version responsive mobile pour pouvoir dégainer Folk en toute circonstance !

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Qui est l’utilisateur type de Folk ?

1/ la start up jusqu’à 50 personnes qui l’utilise comme CRM (influenceurs, candidates, invests, …) pour aller vite et créer une intelligence collective

2/ les agences de toute nature, ce sont des entreprises centrées sur la relation et l’interaction avec des interlocuteurs variés

3/ l’écosystème innovation (incubateur, VC, investisseurs, …) qui capitalise beaucoup sur le réseau et vit de la mise en relation

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Quelles sont les bonnes pratiques en matière de gestion de contacts ?

• prendre l’habitude de créer sa liste de contacts au fur et à mesure, comme on créé une base de documentations
• prendre des notes sur ses contacts pour garder du contexte, nourrir l’échange
• envoyer des messages très personnalisé en mobilisant la data disponible
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Quel est le prix de Folk ?

Il existe une version gratuite, jusqu’à 100 contacts. On peut ensuite passer à la version Premium (19$ par mois par personne) pour importer autant de contacts que souhaité et envoyer jusqu’à 500 messages par mois. Pour les plus assidus, la version Unlimited est à 39$ par mois par personne, et comme son nom l’indique, tout est en illimité.

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En conclusion, pourquoi utiliser Folk plutôt que Notion ou Airtable pour gérer ses contacts ? Folk ne se compose pas uniquement de records mais il est bel est bien centré sur la notion de contact. On note également que la mise à jour et l’enrichissement de la donnée sont facilités. Autre point majeur, la déduplication des contacts est automatique. Enfin, la synchronisation avec l’ensemble de la suite Google permet d’automatiser les imports de façon pertinente.
Aujourd’hui, Folk est sans conteste l’outil de gestion de contacts le plus abouti du marché.

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Quelques ressources utiles pour poursuivre votre réflexion : une comparaison avec Airtable et avec Mailchimp.

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