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Si vous être là, c’est sûrement que vous avez envie de l’adopter voire d’optimiser son usage. Si Slack est très facile à mettre en place, ce nouvel outil demande quelques règles de bon usage pour être agréable au quotidien pour tous. C’est l’un des objets de ce guide ultime de l’utilisation de Slack.
Mais ce n’est pas tout. Slack permet de faire bien plus que s’envoyer des messages. Dans la seconde partie de l’article, on vous dévoile nos meilleurs "expert use cases" de Slack !
Comment organiser son Slack ?
Avant tout chose, si vous nous connaissez bien, vous savez qu’on aime que chaque chose soit à sa place. Une histoire de mouton bien gardés… Mais là n’est pas le sujet !
Dans Slack, c’est pareil. Il faut garder de l’ordre et un minimum de structure pour que ça ne devienne pas une place publique géante où tous les messages se croisent et se noient.
On vous recommande l’utilisation de deux choses.
Premièrement, distinguer les channels et les canaux privés. Les channels, ce sont des chaînes publiques. Leur nom est précédé du symbole dièse. Chacun peut accéder à l’ensemble des channels en cliquant sur Canaux → Parcourir les canaux. On vous recommande de les utiliser pour toutes les discussions publiques, qui concernent l’entreprise (annonces RH, événements d’entreprise, suivi des objectifs, etc). Les canaux privés sont des groupes fermés, auxquels seuls les membres ajoutés peuvent accéder. Leur nom est précédé d’un petit cadenas plutôt équivoque. Chaque membre du groupe peut ajouter des personnes une fois qu’il en fait partie. Ces groupes sont très pertinents pour des sujets confidentiels (équipe stratégie ou de management), pour des projets qui ne concernent que des équipes réduites, etc.
Deuxièmement, Slack permet d’ordonner ces différents channels et groupes. Peu de gens le savent mais vous pouvez créer des groupes dans lesquels ranger les discussions. C’est très précieux dès lors que vous commencez à les multiplier. On pense à tous ces channels qu’on a désactivés, ceux qu’on consulte rarement, etc. Cela permet de nettoyer le tout et de mieux voir les éléments pertinents.
Comment communiquer efficacement avec les autres sur Slack ?
Lorsqu’on intègre une messagerie comme Slack, cela suppose de revoir certaines de ses habitudes de communication. Sans cela, vous risquez de pas profiter de tout le potentiel de l’outil.
Avant tout, gardez en tête que les mails et Slack sont deux canaux de communication différents. Les usages et les situations d’usage sont différents. Par exemple, les informations qui prennent du temps à transmettre et à assimiler, celles qui doivent être archivées ou conservées ont plutôt leur place par mail (ou sur Notion). Dans Slack, on traitera des sujets plus informels, ceux qui sont rapides et instantanés.
Autre point, dans Slack, il est courant de voir des messages s’enchaîner sans lien entre eux, parce que plusieurs collaborateurs vont mener plusieurs conversations en parallèle. Pour ça, ne négligez pas les threads ! Sur chaque message, vous avez la possibilité de créer un fil de discussion. Seuls l’auteur et les répondants au fil seront notifiés des nouveaux messages et chaque discussion reste groupée. Si c’est vraiment nécessaire, une réponse au fil peut également être postée sur le channel global.
Sur un autre aspect, il est important de prendre l’habitude de grouper les messages (sinon bonjour les 27 notifications...). Quand vous écrivez un mail, vous écrivez la totalité du message avec un bonjour, l’objet de votre demande et une conclusion. Dans Slack, on a tendance à avoir la touche “enter” facile et à poster en plusieurs fois. Mais par égard pour vos collègues, ne dites pas juste “bonjour” puis le reste plusieurs minutes plus tard (ou quand votre interlocuteur vous a répondu). La personne à qui vous vous adressez, quand elle va s’interrompre, doit pouvoir saisir la globalité de votre message (qui plus est, c’est un peu stressant un bonjour tout seul sans contexte 😅).
De même, n’abusez pas du “je demande à tout le monde, on verra bien”. Comme tout le monde est à portée de clavier et semble pouvoir répondre dans la minute, c’est très tentant. Mais c’est comme poser votre question à la cantonade dans l’open space. Ça dérange tout le monde et personne ne se sent concerné (ou tout le monde se dit quelqu’un va bien vous répondre). Slack ne change pas le principe même de la communication : adresser le bon message à la bonne personne au bon moment. Alors faîtes l’effort de chercher le bon interlocuteur ! 😉😉
Enfin, Slack est un outil coloré qui peut rendre la communication interne bien plus fun. Ça passe notamment par la mise en forme. Vous pouvez utiliser la mise en gras, l’italique, les listes à puces, les émojis, … Bref on essaie d’avoir des messages qui donnent envie d’être lus (sinon, ça ne change pas grand chose aux mails qui restent sans réponse). Et d’ailleurs, si c’est vraiment long, demandez-vous si ce message ne doit pas faire l’objet d’un mail (rapport à l’instantanéité dont on parlait plus tôt). Et en parlant des emojis, ils peuvent être utilisés en réaction à n’importe quel message. Ils amènent de l’émotion, de l’humain (tout en évitant autant de messages sans réel contenu) et permettent aussi de mettre en place des votes par exemple.
Comment éviter d’être spammé par Slack ?
Une fois que Slack est implémenté et que toute l’équipe l’adopte, on voit un phénomène très courant se développer. Imaginez… Vous sortez de réunion (ou pire, vous revenez de vacances), et là…. 73 notifications en attente. Gloups. Pour communiquer, ça communique. Pour rester efficace, il faut limiter le potentiel de spam de Slack. Pour ça, il y a quelques règles plutôt simples à mettre en place.
Avant tout, limitez l’utilisation des @channel et @ici. C’est tags permettent de notifier l’ensemble des membres d’un channel. C’est (très) rarement nécessaire. Dès lors que votre Slack regroupe beaucoup de monde, si tout le monde identifie tout le monde, ça devient invivable. Cela va d’ailleurs de paire avec le fait de s’adresser au bon interlocuteur (en privé si possible).
Concernant les notifications, il y a quelques paramétrages à connaître également. Sachez que vous pouvez “muter” les channels et groupes de votre choix. Ainsi, vous n’êtes pas notifié en cas de nouveaux messages. De la même manière, vous pouvez déterminer des horaires auxquelles vous ne souhaitez pas recevoir de notification. Slack peut vite devenir intrusif et rappelons que le droit du travail comporte une mention sur le droit à la déconnexion 😇 Pour peu qu’on ait l’application sur son téléphone, il n’y a qu’un pas avant le “je suis toujours joignable et jamais vraiment en repos”. C’est également très pertinent si vous travaillez en asynchrone ou à distance de certains collègues. Pour être précis, quand il est 16h à New York, il est… 22h à Paris.
Dernier point concernant ce volet, pensez à la confidentialité. Vous pouvez couper le son de vos notifications. C’est déjà très cool pour vous (et votre concentration), mais surtout appréciable pour vos collègues et lors de vos réunions en visio. On en connaît qui sont devenus allergique au son de la notification… Vous pouvez également désactiver l’aperçu des messages dans les notifications. Faute de quoi, chaque nouveau message est transmis avec une petite fenêtre pop up qui comporte le début du message. Disons que c’est précieux quand vous êtes en partage d’écran. Et que juste avant vous discutiez du cadeau d’anniversaire de votre collègue / du dernier sujet ultra confidentiel / du ragot qui fait parler toute la boîte et concerne précisément LA personne avec qui vous êtes en réunion… (toute ressemblance avec la réalité ne serait absolument pas un hasard !).
Les fonctionnalités Slack qui font plaisir !
Slack, c’est une messagerie, mais pas que. On utilise régulièrement ces petites fonctionnalités qui ne sont pas si anodines que ça.
1. Slackbot : Slack comporte un bot, une sorte de petit concierge qui peut poster toute sorte de message à votre place. C’est hyper utile pour les rappels (anniversaire, règlement intérieur, etc) et pour les questions fréquentes (le fameux code du wifi que personne ne retient ou les accès au bâtiment). En plus, vous pouvez lui donner le nom que vous voulez, et qui n’a jamais rêvé d’avoir Steve Jobs comme Office Manager…
2. le raccourcis /remind : utilisé dans un channel, il vous permet de programmer un rappel. Que ce soit pour vous (chacun dispose d’une discussion avec lui même) ou pour un membre de votre équipe, vous pouvez planifier des alertes. Vous définissez le contenu ainsi que le timing du rappel. Et ensuite, Slack se charge de tout.
3. l’envoi de message en différé : quand on travaille en asynchrone, on peut avoir des messages à transmettre à des heures un peu… pas très commodes pour ses collègues. Pour éviter de les déranger hors horaires dédiés, pour éviter le message lu au mauvais moment et oublié, etc… Vous pouvez programmer vos messages.
4. épingler et marquer des favoris : chaque projet ou discussion comporte son lot de documents clés ou de messages structurants. Pour éviter de les chercher sans arrêt, vous pouvez les épingler en favoris. Vous pouvez également les inscrire en description du channel. On a tendance à préférer un bon outil de gestion de projets et de documentation (comme Notion au hasard), mais chacun ses habitudes !
5. utiliser les fonctionnalités d’automatisation : Slack peut être connecté à d’autres outils pour devenir votre centre de notification principale. Mais ça, on en parle en détail dans la partie suivante !
Les trucs vraiment stylés qu’on peut faire dans Slack
Et si Slack devenait votre nouveau centre de notifications ? Et si vos outils pouvaient vous avertir directement dans Slack pour que vous n’ayez plus besoin de consulter tous vos outils un par un ? Et bien ne rêvez plus, c’est possible.
Voici quelques exemples concrets de ce que vous pouvez intégrer dans Slack :
- Suivre son pipe et sa facturation : en connectant votre CRM, vous pouvez très simplement être informé des leads qui ont converti. Vous pouvez également connecter votre outil de facturation (comme Pennylane) pour savoir si un client vous a payé.
- Recevoir directement les demandes d’infos, les prises de contacts de leads ou la complétion de formulaires : vous pouvez très simplement connecter un Typeform à Slack. Ainsi, chaque fois qu’un formulaire est rempli sur votre site, vous êtes notifié.
- Intégrer à sa gestion de projet : Slack peut également devenir un très bon “assistant chef de projets” en vous informant de la progression de vos projets, des tâches en retard, des réunions, …
- Avoir sa veille intégrée : avec une petite automatisation Make ou Zapier, vous pouvez créer une curation de contenus, qui sera poussée directement dans Slack. Vous recevez les articles qui parlent de votre entreprise, de vos concurrents, de votre secteur… ou de ce que vous voulez !
- Dynamiser son équipe : Slack propose plusieurs intégrations que vous pouvez connecter. Par exemple, on aime beaucoup Matter qui permet à chaque collaborateur d’attribuer des “kudos” (on peut traduire ça par gratification ?) à ses collègues. Ce genre de petites doses de reconnaissance et d’amour gratuit, ça fait toujours du bien !
En bref, les possibilités sont infinies. On vous conseille cet excellent article qui reprend des dizaines d’idées d’applications et d’intégrations à ajouter à votre Slack pour doper votre efficacité.
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