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On vous propose donc un petit condensé de nos meilleurs conseils. Quelles sont les 7 erreurs les plus courantes, qui peuvent être évitées facilement ? Comment ne pas rater la création et l’implémentation de Notion au sein de votre entreprise ?
1/ Ne pas utiliser les bases de données
Notion sans base de données, ce n’est pas vraiment Notion. Elles font partie des blocs indispensables à utiliser si vous voulez capitaliser sur la puissance de l’outil. Elles vous permettront de stocker vos données de façon organisée, de pouvoir les exploiter en contexte et de créer des liens entre les informations.
Utiliser intelligemment les bases de données vous permettra également d’éviter un écueil courant : les Notion en poupées russes. À force d’emboîter des pages dans des pages dans… des pages, on ne retrouve plus rien et on ne sait pas où mettre les informations.
2/ Ne pas concevoir son espace sur papier
Quand on découvre Notion ou quand on décide de le refondre, on a très envie d’ouvrir l’outil et d’attaquer directement. Pourtant, c’est une très mauvaise idée. En procédant ainsi, vous allez manquer de recul, vous serez dans l’impulsion du moment. Mieux vaut prendre votre temps et faire ce travail une bonne fois pour toute.
Pour avoir un Notion solide, il faut décortiquer votre besoin, penser à vos process, lister vos données. Cela revient tout simplement à concevoir votre modèle de données.
3/ Télécharger tous les templates “trop stylés” (et gratuits) qu’on croise
Cela peut être très tentant d’ajouter de nombreux templates à votre espace de travail. Ils ont été créés par des utilisateurs plus avancés que vous, ils sont beaux, il y a des fonctionnalités que vous ne savez pas créer. Assembler toutes ces briques toutes prêtes ne peut être que positif !
Et bien non ! Ces templates peuvent ne pas du tout correspondre à votre besoin. Si vous ne les intégrez pas dans votre espace de manière pertinente, ils ne vous apporteront rien. Et si vous ne comprenez pas comment ils sont construits, vous ne pourrez pas les personnaliser. En bref, ils vont venir créer de la distraction dans votre espace de travail, beaucoup de bazar et donc vous faire perdre en efficacité.
4/ Faire son Notion dans son coin au sein de son entreprise
Notion est par définition un outil collaboratif. Si vous travaillez uniquement dans vos pages privées, cela ne peut pas fonctionner. Chaque personne de votre organisation va ranger selon sa logique, qui n’est pas toujours partagée. La donnée se sera pas accessible à tous.
Notion peut parfaitement devenir la Unique Source of Truth de votre entreprise. En travaillant uniquement en privé, on se coupe complètement de ce potentiel.
Pour travailler efficacement en entreprise dans Notion, il doit y avoir un espace d’équipe bien conçu et réfléchit. Il sert de point de départ. Ensuite, certaines pages peuvent être partagées, uniquement entre les personnes d’un projet spécifique par exemple. Les pages privées ne doivent être utilisées que pour des informations qui ne concernent que vous et que vous ne voulez pas partager. Mais normalement, cela doit rester très minoritaire !
5/ Ne jamais ranger…
Comme tout outil qui stocke de la donnée, votre Notion doit être maintenu en état, rangé et ajusté à vos besoins de façon régulière. Sans ça, vous allez vous retrouver avec des dizaines de pages, des données qui sont plus à jour, et des documents qui s’enterrent.
On en profite pour vous transmettre deux bonnes pratiques clé à intégrer.
- Premièrement, créez votre documentation en bases de données (cf point 1), cela vous permettra de leur assigner des propriétés. Vous pourrez par exemple déterminer la date de fin de validité, le statut d’un document, des priorités, etc.
- Deuxième bonne pratique, c’est d’archiver régulièrement des données. Notion a une capacité de stockage infinie. Malgré tout, au bout d’un certain nombre d’entrées dans une base de données, surtout s’il y a beaucoup de propriétés, ça va ramer. En archivant des données, vous conservez un système qui tourne bien. Alors les anciens projets, les vieilles tâches, les contacts inutiles, ... hop, on range tout dans des bases de données archives. On les consultera peu souvent, donc ce n’est pas très grave si elles mettent un peu de temps à charger.
On conseille également souvent d’avoir un responsable du Notion. Cette personne sera en charge de veiller à son bon usage selon les règles définies et de le conserver.
6/ Ne pas l’investir vraiment
Notion demande une petite gymnastique d’esprit pour acquérir sa logique. Il faut assimiler le principe des blocs et des pages, des bases de données et de leurs propriétés, les autorisations, etc. C’est en pratiquant qu’on devient à l’aise et qu’on l’utilise vraiment bien. Plus vous allez l’utiliser régulièrement, plus vous serez à l’aise.
Alors investissez votre Notion pleinement ! Vous pouvez tout à fait y aller par étape. Mais dès lors que vous décidez de gérer un aspect (métier, projet, etc) sur Notion, faites le à 100%. Ne restez pas à cheval sur plusieurs outils.
7/ Ne pas se faire accompagner si on est perdu
Vouloir utiliser Notion à tout prix peut conduire à de belles catas… Si vous avez senti tout le potentiel de Notion et que l’outil correspond à ce que vous recherchez, parfait. Mais si vous vous sentez dépassé, faites appel à des experts. Pour que Notion devienne une brique centrale de votre organisation (c’est ce qu’on vous souhaite !), il faut qu’il soit bien conçu et bien intégré. Et pour ça, pas de secret !
Un expert vous aidera sur de nombreux points : conception UX orientée, éviter les erreurs courantes, gain de temps, grosse valeur ajoutée, conduite du changement et formation des équipes, …
D’ailleurs, Airmasters a accompagné de nombreuses entreprises dans ce projet 😉
En Conclusion, Notion est un outil génial, à condition de bien l’utiliser ! Alors prenez le temps de mettre en pratique ces quelques conseils, vous nous en direz des nouvelles !
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