Selon le magazine Tribune, il a été constaté que les sociétés mettant à profit le travail collaboratif ont connu une augmentation de 13% de leur productivité. Et selon Forbes, 86% des managers estiment que l’absence de collaboration et le manque de communication sont des problèmes majeurs pour leur entreprise. Il n’est jamais trop tard pour changer et adopter une nouvelle façon de communiquer. Voici l’essentiel des informations pour vous aider à faire le premier pas.
Oubliez les mails internes, optez pour un outil de communication collaboratif
L’époque où tous les échanges se faisaient par simples envois de mails est dépassée. Nous sommes souvent noyés par les notifications de notre boîte mail. En effet, d’après les études menées à ce sujet, nous recevons plus de 300 mails par semaine et nous les consultons plus d’une trentaine de fois par jour. On constate également que nous passons près de deux heures à les lire et à y répondre. Une habitude de travail plutôt chronophage…
Selon le géant Microsoft, il nous faudrait plus de 16 « longues » minutes pour nous reconcentrer après avoir traité un mail. Il semble donc primordial pour une entreprise d’utiliser les nouveaux moyens afin de communiquer de la manière la plus optimale possible. Utiliser un outil de communication collaboratif vous fera gagner un temps considérable, tout en faisant accroître votre productivité. Vos équipes seront plus réactives et ne perdront plus un temps fou à lire les informations que vous voulez transmettre par mails. Il est bien plus agréable de discuter sur une application plutôt que de d’envoyer un mail à son collègue qui est seulement 3 mètres plus loin…
Ce choix peut se présenter à vous de manière aiguë si vos équipes travaillent à distance.
Les différents outils de communication collaboratifs
Il existe aujourd'hui de nombreuses solutions de collaboration pour améliorer la communication interne de votre entreprise et faciliter l’échange entre collaborateurs. Oui, c'est vrai, il n’est pas toujours facile de choisir LA solution idéale qui s’adaptera aux habitudes de communication de votre entreprise. Si vous n’avez toujours pas essayé, vous ne pourrez qu’en être convaincu.
Slack
Considéré comme l’un des réseaux sociaux d’entreprise les plus avantageux et reconnu, Slack est définitivement une option à envisager sérieusement. Avec cet outil, il vous sera possible de créer des groupes de travail et de mettre au point un espace spécialement dédié à la communication interne. Cela permettra notamment de faire passer des messages rapidement à vos collaborateurs ainsi que de leur proposer un outil fonctionnel afin de communiquer entre eux sans avoir à passer par leurs boîtes mail. Pour pouvoir mettre au point ces groupes de travail, il est possible de créer différentes « chaînes » de discussion en fonction des sujets ou des thématiques abordées.
S’il fallait résumer les avantages de Slack, on pourrait tout d’abord citer la fonction de messagerie instantanée qui est très pratique pour les échanges internes. Mais également l’archivage de tous les documents qui auront été partagés ainsi que la fonctionnalité de recherche de contenus pour s’y retrouver facilement. En plus de cela, Slack s’adapte à tous les supports : ordinateurs, tablettes et smartphones. Il est disponible aussi bien sur IOS que sur Android.
Vous pouvez tester cet outil de communication collaboratif gratuitement : archivage de 10 000 messages, intégration de cinq applications + assistance. Mais si vous avez besoin de plus, la première offre payante est fixée à 6,25€ par mois et permet un archivage illimité des messages et d’intégrer autant d’applications que vous le souhaitez. L’abonnement à 11,75 € par mois s’adresse aux plus grandes entreprises qui auraient besoin de se conformer à certaines normes applicables à leur société.
Teams
Microsoft a mis au point son propre outil collaboratif : Teams. Ce dernier permet à la fois de créer, de partager et de favoriser la collaboration en équipe, que ce soit à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou bien encore d’un téléphone portable. Grâce à Teams, il est également possible de mettre au point des vidéoconférences. Au même titre que Slack, cet outil propose de créer autant de canaux de conversation que l’on souhaite afin de gérer au mieux la communication interne sur différents projets.
À noter que Teams fait partie intégrante de la suite Office 365, vous pourrez utiliser les autres logiciels Microsoft (Excel, Word ou encore PowerPoint) pour étoffer votre travail. D’autres logiciels peuvent aussi s’y intégrer tels que Hootsuite ou bien encore Zendesk.
Pour souscrire à Teams, vous devrez prendre le pack Office 365 business en entier.
Front
Plus proche des mails, Front permet de rassembler en une seule interface tous les messages d’une même entreprise, et ce, peu importe le canal utilisé. Cela concerne aussi bien les mails, que les SMS et les messages reçus sur les réseaux sociaux. Ces derniers seront alors transmis directement aux autres utilisateurs, ce qui permet notamment à vos équipes d’éviter les doublons.
Concrètement, Front vous aidera à identifier en un rapide coup d’œil tous les messages qui n’ont pas encore obtenu de réponse. Il vous est possible d’y répondre vous-même ou bien de transférer cette tâche à une autre personne de l’équipe (en l’assignant et non en lui envoyant un nouveau mail à traiter). À noter qu’il vous sera également possible de vous assurer du suivi de l’échange. Front permet de discuter en interne sous la forme de chat et commentaires. Cet outil vous propose par ailleurs un reporting assez complet de tous les différents échanges que votre entreprise aura menés. Vous pouvez connecter Front avec d’autres outils tels que Slack, cité précédemment, ou bien Trello.
Cet outil collaboratif est proposé gratuitement, à l’essai, pour une période de 30 jours afin de déterminer s’il est adapté à vos besoins. Si vous êtes convaincu, l’abonnement payant revient à environ 10 € par mois et par utilisateur. À noter que Front est disponible sur Android et IOS, téléchargeable sur ordinateur ou en version mobile.
Quelques conseils pour bien choisir et commencer l’utilisation
Slack s’avère être la solution la plus complète si vous êtes à la recherche d’un outil vous permettant de mener à bien différents projets, tout en communiquant simplement avec vos équipes. Teams est la solution la plus simple pour toutes les sociétés disposant déjà du pack office 365 business, même si un peu moins intuitif que le précédent. Front n’est pas forcément adapté pour monter de gros projets ou pour de très grandes équipes, mais pourrait vous être d’une aide non négligeable pour compléter la proposition faite par les outils précédents.
Pour savoir quel outil de communication interne choisir, il faudra préalablement définir vos besoins, vos objectifs, le nombre d’utilisateurs, votre budget… Comme pour le choix de n'importel quel nouvel outil, il faudra également gérer la transition. Vous devrez veiller à ce que tous vos collaborateurs comprennent l’importance de ce nouvel outil et apprennent comment l’utiliser de façon optimale. N’oubliez pas, ce qui est encore plus important que les outils, c'est ce que vous en faites.
Et si implémenter un nouvel outil vous semble un sacré défi (selon l'outil, ça peut réellement l'être !), faites appel à des experts. Chez Airmasters, c'est une partie importante de notre métier.
Et maintenant que la communication interne de votre entreprise est plus transparente et organisée, profitez de tout ce temps gagné !
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