8 outils pour favoriser le télétravail

Si on prend quelques chiffres⁽¹⁾ à date, voici la situation :

• plus de 50% des salariés souhaitent travailler de façon hybride (un mélange de télétravail et de présence au bureau)
• le télétravail est pratiqué en moyenne 2 jours par semaine. 
• le télétravail a progressé de 8 points entre 2019 et 2021 (38% vs 30%)

On constate qu'il ne s'agit pas d'une mode mais bien d'un changement de fond. Néanmoins, ce changement ne se fait pas sans difficulté pour certaines entreprises. D'ailleurs, 56% des salariés et 80% des dirigeants considèrent que l’organisation actuelle des entreprises n'est pas assez adaptée à cette forme de travail. Et cette organisation, elle passe notamment par les outils.

Chez Airmasters, on est spécialistes des outils numériques, et le télétravail ça nous connaît. On est en 100% remote et on a poussé le sujet jusqu'à avoir des bureaux virtuels. Alors on s'est penché sur le sujet des outils qui peuvent faciliter le télétravail !

Et voici 8 outils qui peuvent vous être utiles quand il s'agit de communication ou d'organisation à distance !

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Partage de documents

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WeTransfer (gratuit)

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Wetransfer est un outil en ligne qui vous permet de transférer gratuitement par mail des fichiers d’une taille allant jusqu’à 2Go. Autant dire que si vous travaillez dans une entreprise traditionnelle, ça devrait être suffisant pour les fichiers du quotidien. WeTransfer a connu un succès fou au début des années 2000 et ça se comprend ! À l’époque, les mails ne supportaient pas les fichiers d’une taille supérieure à 25Mo et les grandes entreprises qui hébergent leurs emails réduisent la taille des pièces jointes pour d’encore plus petits formats.

Aujourd’hui, il existe une presque infinité de solutions pour partager des fichiers volumineux (Slack, Notion, Smash…) mais WeTransfer reste une référence.

Quand vous êtes en télétravail, impossible d'utiliser une clé usb, une solution digitale s'impose !

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Dropbox

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Dropbox est la référence du partage de documents en ligne ! Ils se sont fait connaître en offrant plus de stockage à leurs utilisateurs si ceux-ci parrainaient leurs amis en créant un nouveau compte.

Au niveau du fonctionnement, c’est on ne peut plus simple. Dropbox agit comme un dossier normal sur le bureau de votre ordinateur, à la différence près que ce dossier est stocké en ligne et qu’il est donc partageable avec d’autres personnes et d’autres appareils (votre mobile par exemple). Avec Dropbox, finies les versions différentes du même document : on partage tout et on y accède partout.

On peut également penser à Google Drive qui fonctionne en version connectée uniquement, mais qui permet le partage de document entre personnes et en y accédant depuis plusieurs appareils.

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Visio-conférence et partage d’écran

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Google Hangouts (gratuit)

Google Hangouts est tellement simple à utiliser que ç'en est presque trop facile ! En quelques clics, vous pouvez appeler gratuitement une à plusieurs personnes, envoyer des messages, appeler en vidéo et partager votre écran. Sans compter que Hangouts peut se connecter avec de nombreuses applications pour faciliter la prise de rendez-vous.

Vous pouvez utiliser Hangouts avec votre compte Google directement depuis votre smartphone Android ou votre navigateur internet. Il y a même une extension Chrome pour être toujours plus performant.

Et quand on parle des solutions Google, on ne peut pas ignorer Google Meet. De façon très simple, avec votre compte Google, vous créez une réunion dont vous pouvez partager le lien à qui vous voulez.

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Suivi des tâches et gestion de projets

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Trello (gratuit)

Trello n’est plus à présenter. C’est le logiciel de gestion de projet gratuit qui a popularisé le mode « Kanban », c’est à dire le fait de glisser des cartes d’une colonne à l’autre en fonction du stade d’avancement d’une tâche. En version gratuite, il n’y a pas mieux que Trello.

En plus d’être taillé pour le travail d’équipe, Trello peut se connecter avec d’autres outils pour automatiser des tâches récurrentes. Par exemple, envoyer un mail à votre manager dès qu’une tâche importante est terminée.

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Monday

Difficile de choisir un logiciel de gestion de projet à proposer tant le marché est saturé de solutions toutes plus extraordinaires les unes que les autres. Si on vous conseille Monday, c’est pour 2 raisons. La première, parce qu’il est très ergonomique et très intuitif. Il n’y a rien de complexe dans Monday et vous aurez fait le tour en 30 minutes de webinaire avec leur équipe de support. La deuxième, qui est sûrement une conséquence de la première, c’est qu’ils ont beaucoup de clients et d’avis positifs à travers le monde.

Quelques alternatives quand même : Notion (notre préféré), Smartsheet (le plus automatisable), Asana (le meilleur ennemi de Monday), Google Sheets (sait-on jamais),...

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Tracking de temps

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Dernière catégorie à laquelle on ne pense pas forcément, mais que notre équipe a pu utiliser : les trackers de temps.

Ces applications vont vous permettre de calculer facilement combien de temps vous passez sur chaque tâche même quand vous êtes au bureau ou en télétravail. Idéal pour rassurer votre manager ou vous rassurer vous-même par rapport à vos employés.
Si vous cherchez une alternative, il y a aussi Harvest qui est la référence dans les applications de time tracking.

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En conclusion, les outils NoCode couvrent un très large périmètre de fonctionnalités. Si vous cherchez à organisation la collaboration à distance, nul doute qu'au moins l'un d'entre eux pourra vous être utile. On a également récemment partagé nos 5 outils préférés pour collaborer à distance !
Ceci étant dit, il faut parfois un peu plus qu'un simple outil. Si vous ressentez le besoin de revoir vos process de travail, faites appel à des experts ! Ils pourront vous conseiller les bons outils et fluidifier votre organisation interne. C'est d'ailleurs la spécialité d'Airmasters. 😉
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⁽¹⁾ Baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022 de Malakoff Humanis‍